Nerespectarea clauzelor contractuale de prestari servicii intre societati – Informatii si sfaturi utile

Majoritatea firmelor din Romania ajung in situatia de a fi nevoite sa colaboreze cu alte companii pentru a realiza activitatea economica obisnuita. Pentru o buna desfasurare a relatiilor exista posibilitatea incheierii unui contract, un acord legal asumat de partile participante, ce stabileste termenii si conditiile viitoarei colaborari. Un astfel de document cuprinde o serie de informatii utile pentru bunul mers al relatiilor, printre care se numara si clauzele contractuale.

Aceste elemente sunt foarte importante, deoarece prin intermediul lor se stabilesc ce drepturi, obligatii si responsabilitati au partile semnatare. Nerespectarea clauzelor poate duce la aparitia unor probleme semnificative si, din acest motiv, este bine ca persoanele juridice care incheie contracte de colaborare cu alte firme sa cunoasca definitia acestor clauze contractuale, principalele tipuri ce pot fi utilizate in practica si cum poate fi evitata nerespectarea acestor prevederi contractuale.

1. Nerespectarea clauzelor contractuale – informații generale

Contractele incheiate intre firmele ce isi desfasoara activitatea in Romania au o importanta deosebita, deoarece asigura un cadru corect, in asa fel incat partile implicate sa actioneze adecvat. Un astfel de document cuprinde informatii utile: partile implicate cu datele de identificare ale acestora, obiectul contractului in care se precizeaza ce servicii sau produse sunt implicate, pe ce durata se desfasoara contractul, care sunt termenii financiari si cum se poate rezilia acest contract.

O parte semnificativa, dar care este pierduta din vedere de multe ori, este reprezentata de clauzele contractuale ce ofera reguli suplimentare pentru a nu aparea situatii dificile, in care partile implicate nu se inteleg sau nu isi respecta obligatiile.

1.1. Ce sunt clauzele contractuale și de ce sunt ele importante

Clauzele contractuale sunt elemente semnificative ale unui contract incheiat intre doua sau mai multe parti, avand rolul de a asigura o colaborare corecta pentru toata lumea. Aceste elemente au rolul de a clarifica termenii acordului, de a preveni potentialele neintelegeri si de a proteja interesele partilor semnatare.

Clauzele se pot referi la o gama extrem de larga de aspecte, dar cel mai adesea se utilizeaza cele cu privire la obiectul contractului, la termenii financiari implicati, la modalitatea de incetare a contractului si la varianta corecta de solutionare a litigiilor, precum si cele referitoare la confidentialitatea implicata.

Majoritatea oamenilor de afaceri vor sa aiba o relatie contractuala corecta, cu beneficii pentru toate partile implicate, care sa se desfasoare fara probleme. Un element care asigura aceste caracteristici este reprezentat de introducerea unor clauze contractuale diferite, ce indeplinesc cateva roluri decisive:

• Clarifica anumite elemente contractuale, care ar putea fi intelese gresit;
• Previn aparitia unor neintelegeri din cauza diferentelor de viziune asupra contractului;
• Ofera protectie juridica partilor implicate in cazul in care una sau mai multe parti participante nu-si respecta indatoririle si incalca acordul;
• Cu ajutorul lor se pot anticipa anumite riscuri, luandu-se astfel masuri din timp pentru a nu aparea situatii nedorite;
• Stabilesc standarde de performanta si de calitate ce trebuie indeplinite de partile semnatare;
• Prezenta unor clauze este prevazuta in legislatia statului roman, acestea avand si rolul de indeplinire a conformitatii legislative;
• Ofera incredere intre partile semnatare.

Pentru a indeplini aceste roluri este nevoie sa se intocmeasca clauzele contractuale, in asa fel incat sa fie respectate unele conditii de baza:

• Clauzele sa fie formulate clar si concis pentru a nu aparea posibilitatea unor interpretari gresite;
• Clauzele trebuie sa fie detaliate;
• Clauzele nu trebuie sa incalce legea si regulamentele in vigoare;
• Clauzele trebuie sa fie ferme si obligatorii in mod explicit;
• Clauzele trebuie sa acopere o gama cat mai larga de situatii posibile, anticipandu-se evenimentele neasteptate;
• Clauzele trebuie sa fie adaptabile, pentru a putea fi facute modificari si ajustari;
• Clauzele trebuie sa prevada responsabilitati si obligatii clare ale partilor;
• Clauzele trebuie sa precizeze urmarile nerespectarii prevederilor contractuale.

1.2. Tipuri de clauze contractuale – ce se intampla in cazul nerespectarii lor

In practica incheierii contractelor de colaborare intre firme se poate utiliza o varietate de prevederi contractuale, cele mai comune fiind urmatoarele:

• Cele care se refera la obiectul contractului (descrierea serviciilor si produselor furnizate, calitatea acestora si standardele de livrare);
• Clauzele financiare sunt cele care precizeaza preturile pentru servicii sau produse, care este modalitatea de plata, cum se factureaza schimbul, ce penalitati se platesc in caz de intarziere si ce urmari pot aparea daca nu se respecta termenele agreate;
• Clauzele de confidentialitate si de protectie a datelor se refera la modalitatea de abordare a informatiilor sensibile si a celor cu caracter personal;
• Clauzele de reziliere si de incetare precizeaza cum poate fi incheiat contractul inainte de termenul agreat si care sunt consecintele unui astfel de eveniment;
• Clauzele de forta majora se refera la modalitatea de gestionare a unor situatii exceptionale;
• Clauzele de solutionare a litigiilor precizeaza modalitatea de rezolvare a unor neintelegeri, precum arbitrajul, medierea sau apelarea la instante de judecata;
• Clauzele de proprietate intelectuala sunt cele care precizeaza si reglementeaza utilizarea proprietatii intelectuale;
• Clauzele de asigurare precizeaza ce asigurari sunt necesare in vederea acoperirii riscurilor si a potentialelor daune;
• Clauzele de exclusivitate sau neconcurenta ce impiedica partile sa faca afaceri similare sau sa concureze intre ele.

In cazul in care una sau mai multe dintre partile semnatare nu respecta clauzele contractuale, pot aparea consecinte mai mult sau mai putin grave in concordanta cu natura incalcarii. Printre aceste consecinte posibile se numara:

• Aparitia unor litigii legale, ceea ce inseamna ca o parte semnatara poate actiona in justitie intr-o instanta de judecata cealalta parte, cerand despagubiri sau indeplinirea obligatiilor contractuale;
• In cazul in care o clauza nerespectata duce la pierderi financiare, partea prejudiciata poate cere daune in vederea repararii pierderilor;
• Nerespectarea prevederilor contractuale poate sa duca la primirea unor penalitati ce se manifesta, de obicei, sub forma obligatiilor realizarii unor plati consistente;
• In cazuri grave, nerespectarea unora sau mai multor clauze poate sa duca la suspendarea sau chiar la rezilierea contractului;
• Firmele responsabile de nerespectarea conditiilor contractuale isi pierd credibilitatea fata de clienti sau de partenerii de afaceri;
• Partea vinovata de incalcarea clauzelor va plati costurile legale implicate pentru rezolvarea litigiilor.

2. Nerespectarea unui contract de prestari servicii – metode de evitare a nerespectarii clauzelor contractuale

Nerespectarea contractului de prestari servicii si a clauzelor contractuale poate avea urmari grave, atat pentru partea vinovata de acest eveniment, cat si pentru celelalte parti participante la contract, care se vad in situatia de a nu-si putea desfasura activitatea in mod normal si inregistreaza pierderi financiare majore.
Pentru evitarea aparitiei unor astfel de situatii nedorite, specialistii in economie recomanda apelarea la anumite unelte ce micsoreaza sansele de aparitie a evenimentelor nedorite si, chiar daca ele apar, reduc efectele negative.

2.1. Asigurarea de raspundere civila pentru nerespectarea clauzelor contractuale

O metoda ideala pe care o pot folosi oamenii de afaceri in vederea punerii la adapost fata de situatiile nedorite, in care una sau mai multe clauze contractuale nu sunt respectate, este detinerea unei asigurari de raspundere civila contractuala. Cunoscuta si sub numele de asigurare de malpraxis, aceasta unealta financiara ofera o protectie financiara suplimentara, in cazul in care una dintre parti nu-si respecta si nu isi indeplineste angajamentele din eroare. O astfel de asigurare civila contractuala este de ajutor, deoarece ofera cateva avantaje firmelor ce o incheie:

• Acoperă apariția unor riscuri neașteptate, ce duc la imposibilitatea respectării obligațiilor contractuale. În acest mod, în cazul în care apar costurile asociate încălcării clauzelor contractuale, fie sub forma unor penalizări, fie a unor pierderi financiare, firma ce oferă polița de asigurare acoperă aceste pierderi;
• Asigurarea contractuală civilă oferă protecție financiară în cazul în care apar pierderi de venituri, costuri de reparații sau alte tipuri de daune ce sunt precizate în contract. Cu ajutorul său, firma se pune la adăpost în cazul apariției unor situații dificile, ce pot pune în pericol stabilitatea financiară;
• Prezența acestei asigurări duce, în cele mai multe cazuri, la evitarea unor litigii costisitoare. Prin intermediul acesteia se evită desfășurarea unui proces îndelungat, ce se poate încheia cu obligația plății unor daune semnificative;
• Studiile au arătat că firmele ce dețin o asigurare de acest tip sunt mai credibile în fața partenerilor de afaceri și a clienților. Aceștia vor realiza disponibilitatea firmei de a-și asuma responsabilități clare în cazul apariției unor evenimente nedorite;
• În cazul încheierii unor contracte specifice, legea prevede ca fiind obligatorie existența unei răspunderi civile contractuale. Codul Civil prevede ca fiind necesară deținerea unei asigurări de acest fel în acele instanțe în care riscurile sunt greu de evaluat, iar despăgubirile ar fi greu de susținut, fără existența asigurării.

2.2. Utilizarea consultantei legale si rezolvarea alternativa a litigiilor in cazul nerespectarii clauzelor contractuale

In anumite conditii, desi sunt luate toate masurile necesare, nu este posibila respectarea tuturor clauzelor contractuale, aparand situatii ce par dificil de abordat. Tendinta este ca astfel de evenimente sa fie rezolvate prin intermediul apelarii la justitie, dar solutia, desi corecta, trebuie sa fie evitata, pentru ca procesele civile de acest fel se pot prelungi ani de zile, ceea ce inseamna pierderi economice pentru toate partile implicate.

O alta solutie ce s-a dovedit de real ajutor este apelarea la consultanta legala si la rezolvarea alternativa a litigiilor. Astfel, prin mediere sau arbitraj se poate economi timp pretios si fonduri semnificative fata de solutia procesului judiciar. Mai mult decat atat, o astfel de varianta ofera sanse maxime de pastrare a unei relatii de afaceri solide, ceea ce nu se intampla in cazul apelarii la un proces. Un alt avantaj de care trebuie sa se tina seama este ca, prin solutii alternative, se poate pastra confidentialitatea informatiilor, element ce nu poate fi realizat facil prin intermediul unui proces.

3. Nerespectarea conditiilor contractuale – sfaturi pentru societatile ce se lovesc de problema nerespectarii clauzelor contractuale

Ideal ar fi ca oamenii de afaceri să aleagă partenerii, în așa fel încât să aibă garanția corectitudinii desfășurării unei relații contractuale. Din păcate, un astfel de demers nu este întotdeauna unul posibil. Cele mai multe persoane implicate în lumea afacerilor, fie patroni de firme, fie administratori, se lovesc de evenimente nedorite, de tipul nerespectării clauzelor contractuale de către partenerii de afaceri sau chiar de nerespectarea contractului de muncă din partea angajaților. Ambele situații pot fi rezolvate urmând o cale complexă și de durată, dar și una facilă, mai ușor de implementat.

Pentru a se obține garanția rezolvării avantajoase, specialiștii au unele recomandări ce trebuie luate în calcul în cazul în care se înregistrează o nerespectare a clauzelor contractuale:

• Primul sfat este să se examineze cu atenție contractul pentru identificarea cu precizie a clauzelor nerespectate și a modului în care acestea au fost încălcate;
• Al doilea sfat ce urmează identificării situației nedorite este comunicarea cu partea contractuală. În multe cazuri, este posibil ca eroarea să nu fie una intenționată, iar partenerul de afaceri să fie dispus să o rezolve cât mai rapid. Etapa aceasta este esențială, pentru că se pot identifica soluții ce pot finaliza situația într-un mod amiabil;
• Dacă situația continuă într-un mod nefavorabil, este utilă apelarea la serviciile unui avocat specializat în drept comercial. Specialistul știe ce este de făcut, pentru că are o experiență în domeniu;
• Partenerul care a încălcat contractul trebuie să primească o notificare scrisă, în care să se detalieze situația și în care să se solicite remedierea sau compensarea cât mai rapidă;
• Înainte de a se apela la calea juridică trebuie să se utilizeze forme alternative de rezolvare a litigiilor, precum medierea sau arbitrajul. Aceste soluții sunt mult mai rapide și oferă avantaje ambelor părți implicate;
• Pentru rezolvarea favorabilă a litigiului, persoanele implicate trebuie să documenteze cazul cât mai complet. Toate înregistrările scrise, inclusiv comunicarea cu partea aflată în litigiu, trebuie să fie păstrate pentru a fi folosite dacă se ajunge la un proces în justiție.

În concluzie, nerespectarea clauzelor contractuale este o situație cu potențial negativ major asupra părților implicate într-o relație contractuală, însă există metode utile care pot minimiza efectele.

Surse foto: unsplash.com